Hvordan lykkes med å jobbe remotely?

Remote Work eller remote business er det begrep man bruker om å arbeide fra ulike steder. Å arbeide hjemmefra eller det man kaller fjernarbeid, betyr at de som arbeider sammen ikke sitter på samme kontor. Vi i Trippple har hele vår arbeidsliv jobbet eksternt fra ulike lokasjoner.

Jeg selv begynte i 2006 og har fulgt med utviklingen. I dag har det aldri vært enklere å jobbe remotely. Men mange tror det bare handler om å bruke riktig verktøy, men det er kun en del av det. Det er måten du bruker verktøyet på som er det viktigste.

Med andre ord: Hva er den remote kultur?

Dere trenger 2 typer kommunikasjonskanaler:

1. Et sted for deling: hvor man kan chatte, dele filer og skrive i de samme dokumenter. Kort sagt prosjektstyring
2. Et samtalested: Applikasjon for videosamtale som har chatfunksjon

I Trippple bruker vi Google G-Suite, Trello og Slack til dette (ønsker du å se en liste av mulig løsninger så se under). Men verktøyet er ikke det viktige. Det er måten dere bruker de på.

La oss starte med chat, dele filer og skrive i samme dokument:

1. Regler for å lykkes i å chatte, dele filer og skrive i de samme dokumenter

a) Notifikasjonsregelen

Mange har prøvd å få en e-post, hvor man er lagt til i CC. Eller lagt til en chat på Facebook, hvor man må lese en laaang tråd for å skjønne noe av det. Dette er bortkastet tid. Undersøkelser viser at mange bruker flere timer i snitt hver dag på å finne informasjon i deres e-post som er gjemt i lange tråder. Derfor sett din e-post eller chat i punkter (ikke bruk punktliste, men numerert liste slik at man kan referere til korrekt punkt) og TAG personen til det punkt personen skal se på. I nesten alle programmer er dette gjort med @Martin også kommer navnet frem. Er det en gammeldags e-post, bruker første tre linjer på å beskrive hvorfor disse personer er lagt til i e-posten.

Dette gir svar på HVORFOR er jeg lagt til i de første 10 sek man leser e-posten.

Jobber man i dokumenter som Google Docs, Microsoft Office 365, Zoho Docs, etc. gjelder samme regel. Ikke send en lang e-post, men @tag de personer du ønsker som skal se hva i dokumentet, og de vil da få en direkte notifikasjon.

b) Del alt med ditt team

Tenk at alt du gjør skal gjøres i skyen. For mange er dette et stort paradigmeskift, men skal remote work fungere, må jeg som din kollega til en hver tid finne arbeidet ditt. Vi er et team, så hvorfor ikke dele det du gjør? Da slipper du unødvendig e-poster og chat.

I for eksempel Trippples Google Drive kan jeg til en hver tid går inn og finne de dokumenter som mine kolleger skriver på, dvs. søker jeg informasjon om et prosjekt kan jeg søke etter navnet, se hvem som arbeider, se når et dokumenet sist er skrevet og hva som er i det. Vi er alle vant med å søke på Google når vi trenger informasjon. Det samme kan vi gjøre i vår interne arbeidssky. På denne måte stopper en oppgave ikke opp når du ikke får tak i en kollega.

Men dere bør ha noen regler om hvor man ligger hva i hvilke mapper, ellers kan det hurtig bli uoversiktlig.

c) Pek eller link til hva du snakker om

I den fysiske verden bruker vi tonefall og kroppsspråk. Vi peker og forklarer hva man ønsker de andre skal se på. Dette er ikke lett i en chat eller e-post hvor alt er tekstbasert. Du har sikkert fått en e-post hvor du bruker en del tid på å skjønne hva det var avsender prøver å beskrive. De fleste av oss er ikke så flinke til å beskrive detaljer og mange av oss har ikke tid til å lese alle disse detaljene. Derfor er det viktig å linke til den nettsiden eller underside du snakker om https://trippple.no/hvordan-lykkes-med-a-jobbe-remotely/ eller bedre bruke et peke-app eller screenshot verktøy. Jeg selv bruker Cloud App som både tar lager videocast, screenshoots og kan tegne på bildet, lage fysiske knapper mm. Men det beste av det hele er at bildet blir automatisk lastet opp i skyen så du kan sende en link i chatten eller e-posten. Og det koster ingenting!

Dette var 3 gode regler for chat, dokumenter og fildeling. Men dere bør også ha styr på videosamtaler:

2. Hvordan lykkes med online møter?

Har vi 3 grunnlegge regler som vi tror er de viktigste for å lykkes i video møter:

a) Finn en fasilitator

Dere bør ha en fasilitator hvis dere er over 4 stykker. Det bør være en som leder samtalen.  Denne person skal sikre seg at alle får sagt sin mening om saken. Her et det lurt å bruke et onlinedokumentet slik at folk kan se og skrive i det samme som det snakkes om. For eksempel bør dagsorden være i et onlinedokument som alle skriver i live. Google Docs er perfekt til dette.

b) Alle må aktivt delta

Den store fallgruven med store onlinemøter er at noen blir passive og gjør andre ting. Derfor er det viktig at dere har en måte å få alle til å bidra. I store møter med 30 stykker eller mer kan man bruke Google Forms eller andre verktøyer til å få flere til å gi deres mening om en sak. Det kan også gjøres enklere, for eksempel ved at alle i chatten skriver et tall i en skala fra 1 til 10 hva tenker dere om… Bør vi skifte til G-Suite, skriver jeg da Martin 10, mens min kollega skriver Laura 8.

c) Rekk opp den digitale hånden

Hvis du har brukt videochat med flere personer, så vet du at folk hurtig kan snakke i munnen på hverandre, spesielt hvis det i tillegg er forsinkelse. Da blir det helt umulig uten at man snakker etter tur. Derfor anbefaler jeg alltid å ha digital håndsopprekning. Dette gjøres ved at man i chatten skriver sitt navn. Skriver jeg mitt navn, er det fordi jeg ønsker å si noe. Så gir fasilitator deg ordret, og de andre muter sine mikrofoner.   

d) Del skjermen

Nesten alle online møte verktøyer har skjermdeling. Dette er veldig viktig, spesielt hvis man ikke bruker 1-til-1 responsiv dokumentløsning som Google Docs.

e) Ta en runde på hvordan det går

Det siste punktet blir ofte utelatt, men er faktisk et av de viktigeste. På arbeidsplassen oppstår det tilfeldige samtaler til lunsj, med vanntanken eller andre steder. Når alle sitte hjemme forsvinner denne og viktig sosial kultur forsvinner. Det er derfor viktig at alle møter innledes med en runde på hvordan det går, ikke bare ut fra jobbperspektiv.

Hvis folk har vanskelig med å dele er de kjente SCORM spørsmålene gode å bruke:

1. Hva har du gjort siden sist?
2. Møtte du noen problemer?
3. Hva skal du gjøre videre?

Dette trenger ikke å ta lang tid. 3 min på hver er ofte en god lengde.

Se denne webcasten av Ricardo Wiedenbrüg, seniorkonsulent og utøvende trener akkompagnert av Xpand Deutschland GmbH, og Martin Morfjord, medgründer av Trippple og Simplylearn, gir en 20 minutters leksjon i hvordan du utfører onlineseminar:

Nyttige apper

• Getcloudapp.com – brukes til screenshot og video opptak (er gratis)
• Camtasia – video skjermopptak og redigeringsprogram i et
• OBS: Open Broadcaster Software for å kringkaste skjermen og spille inn webinar (er gratis)

Prosjektstyring for chat, dokumentdeling og samskrivning

Vi i Trippple bruker Trello og Slack til dette, men Microsoft Teams, Asana, Monday, Jira, og Zoho Projects er alle apps vi anbefaler. Men valget av app avhenger veldig av hva dere har som mål og hva det skal kommuniseres. For noen blir Asana for avansert, mens Trello for enkelt. Slack gir også mest mening å bruke når man begynner å bruke de automatiserte notifikasjonene, som er helt topp for oss i Trippple som jobber med veldig mange forskjellige aktører.

Når det gjelder dokumenthåndtering er valget begrenset, det er enten Google G-Suite, som er i en gratisversjon, eller Microsoft Office 365 – som også er i en gratisversjon. Er man klar for noe nytt er Zoho Suite en totall løsning som på mange måter er mer komplett enn både Microsoft og Google sin løsning. Cloud-løsninger som Dropbox, iCloud og Box er alle gode, men de gir deg ikke en totalløsning uten du må bruke andre programmer eller bare være i Apple-universet.

Book en digital befaling og vi skal hjelpe dere med å ta det riktige valget.

Videomøter

I Trippple bruker vi Google Meet som er gratis å bruke. Google Meet er helintegrert med din Google Calendar slik at du fra din kalender kan sende møteinvitasjoner til dine kollegaer. Skal man bruke noe mer enkelt så er whereby.com et verktøy vi bruker, men har da ikke alle de ekstra funksjoner som hele Suite gir.

Skype for business har vært på markedet lenge og etter Microsoft kjøpte opp Skype er Lync og Skype slått sammen. Personlig liker jeg ikke Skype da du stadig må installere ting. Er man Microsoft forelsket så er Microsoft teams mye bedre, og mye mer moderne i sitt design. Zoom er en av de mest populære totalløsningene hvor du har webinar og videomøter i samme applikasjon.

Skulle man gå for en all-in-one løsning, hvor alt man trenger for å jobbe remotely ligger, ville jeg gå for The Remote Work Suite From Zoho hvor du har Zoho Meeting, som er en del av pakken.

Hva er fordelene med remote work? 

1 av 4 ansatte jobber eksternt en dag i uken. I fremtiden er det sannsynlig at arbeidere i økende grad vil jobbe hjemmefra og avsidesliggende steder. Det er mange fordeler som følger med det, noen inkluderer:

• Spar tid og penger: I stedet for å pendle, kan du få det ekstra prosjektet ferdig, nå det treningsmålet du satte deg ved nyttår, eller presse inn litt personlig utvikling
• Fokus: Å jobbe eksternt betyr at du ikke blir bedt om så mange «raske tjenester», og antall avbrudd vil falle
• Fleksibilitet: Du kan jobbe hvor som helst med en stabil internettforbindelse

Book en digital befaling og vi skal hjelpe dere med å ta det riktige valget.